高い基礎技術力と商品開発力を強みに化粧品の製造・販売およびOEM供給を手掛ける製造業の商品企画部門。基礎研究から商品企画・製造までの一貫した開発体制をもち、顧客からの様々な要求に応え、競争率の高い市場へ常に新しいコンセプトを提案しています。

導入前の課題

 お客様先で商品開発の打ち合わせをする際、化粧品成分やその処方などを専門知識に基づいて正確に説明することが必要です。ところが、専門知識を有するスタッフは数名と限られており、しばしば専門スタッフなしで打ち合わせを行わなければならない状況があります。その場合、担当者は都度本社に連絡をとり、専門的な情報を得て説明しなければなりません。また、研究結果や成分処方についての情報は社外秘のため、許可がない限り、それらの資料を持ち出すことは禁じられています。

 打ち合わせ中に本社に情報を確認すると、お客様を待たせてしまう無駄な空白時間が生じます。一方、情報確認を依頼された本社スタッフは、連絡が入るたびに手を止めて対応する必要があるため業務が中断されてしまいます。そこで、社内外での無駄な時間の解消をめざし、専門スタッフが帯同しない場合でも効率的な打ち合わせができるように、その場で自ら情報を調べられる仕組みが改善策として検討されました。

システムイメージ

 文書は本社内のファイルサーバで管理し、PCやタブレット端末でインターネット経由でFileBlogでアクセスできるようにしました。

FileBlogに決めたポイント

 まず、大掛かりなネットワークやセキュリティの対策を講じなくても、社外からファイルサーバにアクセスできる点が評価されました。もともとファイルサーバのみで社内文書を管理していたので、外部からの閲覧用にクラウドストレージやコンテンツ管理システムを新たに準備する必要がありません。

 次に、簡単なうえに軽快に操作できることも評価が高い点です。高性能な検索エンジンとHTTPS通信の組み合わせは、高速な検索と軽快な文書閲覧を実現でき、目的の情報を素早く確認することができます。社内にいるときと同じようにフォルダをたどって文書を探すこともできます。Webブラウザ上での文書閲覧は、ファイルのダウンロードが不要なため、端末にデータが残ることがなく安心です。

 そして、iPadで利用できることもポイントになりました。機密性の高い文書だけでなく、カタログや提案書などの営業資料も外出先で検索・閲覧できるようになるため、並行して検討していたiPadの業務活用を後押しすることになりました。

導入後の効果

 FileBlogを利用したことにより、社外での打ち合わせで専門性の高い質問が出ても直ぐに調べられるようになり、専門スタッフがいなくとも解決できることが増えています。情報確認のために本社に連絡していた時間を削減でき、打ち合わせが集中して効率的に行えるようになりました。これらの成果は、お客様と担当者との信頼関係の向上にもつながっています。情報確認を依頼されていた本社スタッフの手間も省け、本来の業務に集中することができ、FileBlogは社内外での業務効率の向上に役立っています。