安心・安全を追求するだけでなく環境への影響にも配慮を怠らない製品づくりを理念に掲げる衛生化学用品メーカーの営業部門。顧客志向の開発・製造・販売・アフターサービスの一貫した体制を整え、環境保全にも進んで取り組んでいます。

導入前の課題

 従来、お客様先で商品説明をする際、クラウドストレージで共有しているデータ(資料・画像・動画)をiPadにダウンロードして使用していました。特に画像や動画を使用した説明は好評で、欠かせない商品資料です。しかし、クラウドストレージでの共有は2つの点で問題がありました。1つはアカウント管理です。Active Directory管理とは別の専用アカウントが必要のため、アカウントの二重管理が発生します。二重管理は運用の手間が増すうえにセキュリティリスクも大きくなります。

 もう1つはコストの問題です。当時、クラウドストレージのスタートプランは割当のディスク容量が小さく、コストも安価ではありませんでした。共有する画像・動画ファイルが多くなると直ぐに容量制限に達し、上位のプランに変更せざるを得なくなり、次第にコストが嵩むようになりました。

 そこで、「運用がラク」「安価」「iPad対応」をキーワードに画像・動画ファイルの公開・共有システム構築の検討をスタートしました。最初は「安価」を優先してオープンソースのWeb系のコンテンツ管理システムをいくつか試しましたが、日本語への対応に乏しく、ファイル名が文字化けするなど実用に難がありました。次に商用のコンテンツ管理システムをいくつか試してみましたが、どれも一長一短で悩んでいたところ、さらに調査を進めた結果たどりついたのが「FileBlog」でした。

システムイメージ

 コンテンツ(ファイル)は社内ファイルサーバに保存し管理・編集します。外出先からインターネットでFileBlogに接続してコンテンツを閲覧できます。

FileBlogに決めたポイント

 まず、既存のファイルサーバーをそのまま活用できる点とActive Directoryに連動したアカウント管理ができる点が評価されました。ファイルサーバーの特定フォルダにファイルを置くだけでWeb公開・共有が簡単にできます。公開システムへアップロードする必要もないのでファイルの二重管理がなくなります。また、FileBlogにはいつも使用しているWindowsアカウントのID/Passwordでログインでき、アクセス権もファイルサーバーのアクセス権と連動するため、専用アカウントは不要で運用がとてもラクです。

 次に、各種ファイルをサムネイルで一覧できる点が評価されました。ファイルをサムネイルで表示する公開システムは少なくありませんが、動画ファイルの映像を一定間隔の複数サムネイルとして表示することができるのはFileBlogだけでした。再生せずに動画の内容を確認できるためとても便利です。なおかつ、iPadにも対応している点も高評化につながりました。テスト段階では再生可能な動画ファイルはFLV形式のみでしたが、直ぐにiPadでの動画再生の要望に応え、MP4形式での再生も可能になりました。端末に動画ファイルをダウンロードせずにストリーミング再生できるので、ディスク容量の少ないiPadでは便利です。

 そして、当初は必要ないと考えていた検索機能も大きなポイントになりました。画像・動画ファイルのWeb公開共有システムを検討していたため、当初、FileBlogの検索機能はオーバースペックであると考えていましたが、実際に試してみると機能が充実しており有効活用できることがわかりました。本件とは別に構築を検討していたオフィス文書やDTP系ファイルの共有検索システムもFileBlogで実現できます。これにより、ファイルの公開機能と検索機能が1つのシステムで運用可能になり、コストも削減できるので管理者・ユーザーの双方にとても有益です。

導入後の効果

 FileBlogを利用したことにより、いつでも最新の資料やコンテンツを簡単に、スムーズに共有できるようなりました。資料等の作成者側は、ファイルサーバーにファイルを保存するだけで自動的に公開されるため、公開作業より簡単になり、ファイルのマスタ管理もラクになりました。利用者側は、ファイルサーバーのように操作が簡単で、必要なときにファイルの検索、ファイル内容の閲覧・提示もスムーズにできるので利用しやすいと好評です。お客様先では立ったまま打ち合わせをすることも多く、iPadで手軽に利用できるのはとても便利です。端末にデータをダウンロードする必要がないため、iPadのディスク容量も節約でき、万一の時のセキュリティも安心です。