日本の古い教育機関をルーツとして長い伝統を誇る総合大学。歴史ある学科も有し、独自の地位を築いています。自由闊達な学風のなかで、時代に通用する知識と技術を修め、社会に貢献する人材の輩出を理念としています。

導入前の課題

 以前より独自にオンラインストレージシステムを構築し、学生・教員向けに電子データの保存場所として提供してきました。そのシステムが古くなり更新の必要性がでてきたことから、当初は最新版にバージョンアップして継続使用することを検討していました。しかし、バージョンアップにかかる費用が思いのほか高額となり、また機能追加や性能アップといったスペックの改善の範囲も狭いことがわかり、代替となるシステムを探すことになりました。

 最初にクラウドサービスのオンラインストレージを検討しました。クラウドサービスのメリットとしてシステムの初期費用やメンテナンス費用が抑えられると考えていましたが、1万人を超えるユーザー数での契約は高額となり、検討から外すことになりました。

 次に現行システムのように自前で構築できる製品を探したところ、いくつかのパッケージ製品がみつかりました。パッケージ製品は、一定の初期費用がかかるため、導入や運用のコストをいかに抑えられるかがポイントになります。

システムイメージ

 大学内外からオンラインストレージ(共有・個人フォルダ)に接続でき、大学内ではファイルサーバー(業務フォルダ)の検索システムとしても利用しています。

FileBlogに決めたポイント

 まず安価と思われるオープンソースのパッケージ製品の検討から始めました。プログラムやライセンスは無償で入手できるのですが、自前での構築やメンテナンスには専門的な技術が必要です。それらをベンダーに依頼するとやはり高額になることがわかりました。

 さまざまなパッケージ製品を検討するなかでFileBlogと出会います。公開されているFileBlogのオンラインデモを確認すると、Webブラウザでの利用にもかかわらず、使い慣れたWindowsエクスプローラーを操作しているような感じが印象的です。スマートフォンで接続してもPCと同様の操作ができ、ファイル内容をそのままWebブラウザでプレビューできるのもとても便利です。1つのインストーラーを実行するだけで、簡単に標準環境を構築できます。各種設定も簡単で、初期設定から自前の運用ルールに合うように設定を直ぐに変更できました。ActiveDirectory連携で、ユーザーアカウントやアクセス権限も一元管理できます。初期費用はかかるものの、数年間の使用を総合的に考えれば安価に導入・運用ができると判断し、FileBlogの導入が決定されました。

導入後の効果

 ファイルサーバーに共有フォルダと個人別フォルダを用意し、

  • 共有フォルダは授業用教材ファイルの保管と学生への配布
  • 個人別フォルダは学生・教員がそれぞれ自由に利用できる

という運用にして、各々が各端末からFileBlogを通じて共有・個人別フォルダに接続できるようにしました。いつでも学内や学外から接続でき、見慣れたUIで簡単に操作できるため、従来のオンライストレージシステムと比べて利用率が向上しました。

 また、FileBlogが標準装備する検索機能を利用して、職員用ファイルサーバーも検索できるようにしたところ、ファイル検索が速く楽にできるようになったと好評です。

 高いコストパフォーマンスに定評があるFileBlogの導入によって、従来システムの継続やクラウドサービスの利用と比べると安価な導入・運用費用で済み、ユーザー数1万人規模で月額換算するとソフトウェアライセンスはユーザーあたり40円という低コストを実現できました。