鉄飛テクノロジーでは、ファイルサーバーの検索システムやお役立ちツールを開発・提供していることから、しばしば文書管理システムについてもご相談をいただくことがあります。FileBlogはどちらかというと「文書管理」よりも「文書共有」の側に属するシステムですが、お客様のお考えや実現したいことを聞いてみると、FileBlogをプラットフォームにして、弊社のこれまで培った技術を用いて「文書管理」を実現したいというご要望も少なくありません。

Xserve(Mac OS)サーバーで運用の文書管理システムのリプレイス

(広告代理店)

 制作部門ではMacを使用しているため、Apple社製品のXserveサーバーに構築した文書管理システムを使用し、制作物や素材を管理していました。導入から長期間が経っており、ハードウェアの性能不足と老朽化が業務へ与える影響を考慮して、Apple社のサポート終了をきっかけに新しいシステムへのリプレイスを検討しました。新しいシステムはWindows環境も含めて検討し、Webブラウザを使用するシステムであれば、Mac・Windowsの双方のユーザーが使用できると考え、Webシステムの文書管理システムを候補としました。また、現在の文書管理の方法や運用を極力変更したくないため、同様の管理手法を実現できる製品もしくは類似性の高い製品を調査したところ、FileBlogも候補となりました。

 FileBlog選択の決め手になったのは、現行の文書管理システムの管理・運用方法をほぼそのまま移行できることがわかったからです。直ぐにデモ用アプリが用意され移行の問題点などを協議できました。バックエンドにファイルサーバーが控えているためディスク容量が不足する心配もなくなり、大量の大容量ファイルの保存も安心して行えます。また、Webシステムなのでスマートデバイスでも使用できるようになり、ファイル検索・閲覧性の向上とともに利便性も向上して効率的に業務を行えます。

FileBlogで実現する文書管理

 FileBlogの主となる標準機能は次の3つです。

  • ファイルサーバーのWebアクセス
  • ファイルの全文検索
  • ファイルのWebプレビュー

この3つだけだと文書共有はできますが、文書管理には向いていません。そこで、FileBlogにSQLデータベースシステムを組み合わせることで、高度な文書管理機能を実現しました。ファイルのアクセス性や検索性を得意とするファイルシステムと、関係性や属性・版管理などを得意とするDBシステムを組み合わせることで、使い勝手が良く、長く使用できる文書管理システムを構築することができます。専用のデモアプリを素早く提供できるため、机上論を省いて本番環境に近いシステムを試しながら検討することができます。

FileBlogで文書管理システムを構築する利点

 FileBlogで文書管理システムを構築すると、いろいろな利点があります。

複数の文書管理アプリを併用できる

  • 契約書管理、図面管理、製品情報管理など用途別に専用の文書管理アプリをFileBlog内で複数構築でき、簡単に切り替えて使用できます。

ファイルサーバーを活用できます

  • DBシステムの1つのレコードに複数のファイル/フォルダを階層的に登録できます。ファイル登録の手間や不要な属性管理を省けます。
  • DBシステムに登録されたファイルはファイルサーバーに保存されます。大容量ファイルも大量に登録でき、万一FileBlogが停止してもWindowsエクスプローラでファイルにアクセスできます。
  • 検索が簡単です。DBシステムに登録した属性情報だけでなく、ファイルの全文検索もできるため、目的のファイル/レコードがすぐに見つかります。
  • 閲覧が簡単です。ファイル内容を確認したい場合には、ファイルを開くことなくプレビューで全ページを閲覧できます。

FileBlogの基本機能を活用できる

  • ファイルサーバーおよび文書管理アプリ内をシームレスに横断的に検索できます。
  • スマートデバイスで使用できます。
  • 拠点間共有やインターネット経由での利用もできます。