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導入前の課題

大容量で手軽に導入できることからNASをファイルサーバーとして使用し、業務で使用される資料はすべてファイルサーバーで保存・管理しています。事業の性質上、過去のデータを何年も残しておく必要があるため、ファイルサーバーが保存データで満杯になると、新たなNASを追加導入してファイルサーバーとして使用します。経年により買い足しが繰り返され、現在では複数のファイルサーバーが存在する状態になっています。

当初は1台のファイルサーバーに接続してファイルを探せばよかったのですが、現状は複数のファイルサーバーにデータが分散してしまい、必要なファイルを探すのに苦労するようになりました。また探すのが手間なことから、一から資料を新規作成することも増え、次第に内容の類似するファイルが多くなってきています。類似ファイルの増加は、正しいファイルがわからない、最新のファイルがわからないなどの混乱を生じさせます。

ファイルを探す時間の増加と、無駄な資料作成作業の増加で業務効率に影響が及ぶようになり、このままではさらに業務効率が低下してしまうことは目に見えていたので、何か有効な対策はないかと調査を開始しました。

 

FileBlogに決めたポイント

複数台のNASを運用している現在の状態をそのままに、手間をかけず直ぐに効率的なファイル共有を実現できることを念頭に調査したところ、複数のファイルサーバーに分散された共有フォルダを1つの共有フォルダのように見せることができ、且つ全共有フォルダに対して統合的にファイル検索できるFileBlogにたどり着きました。NASの増設がある程度の規模になれば、1つのファイルサーバーに統合するのが王道ですが、それには大きなパワーやコストが必要であり、業務を止めないように移行計画を立てて取り組まなければならず迅速にできません。

FileBlogはWindows OSで稼働するパッケージソフトウェアで、評価用プログラムの入手が簡単なため、さっそく余っているPCに評価版をインストールして使用することになりました。インストールはとても簡単で、直ぐに標準仕様の設定で使用することができます。既存ファイルサーバーを検索対象に追加する設定は、製品のサポート窓口に不明な点を問い合わせながら行いました。評価で使用したPCの性能では全てのファイルサーバーを検索対象にすることはできませんでしたが、各ファイルサーバーのボリュームの少ないフォルダを選んで対象に指定することで、小規模ながら複数ファイルサーバーの構成をとる現在の環境に沿った評価環境を構築することができ、導入後の本番運用をイメージしたテストを行うことができました。

FileBlogのUIは、Windowsエクスプローラに類似していて、対象に指定した複数の共有フォルダが1つのフォルダツリーとして表示されます。直感的に操作でき、全共有フォルダを横断的に検索することもできれば、範囲を絞って検索することもでき、検索対象を絞り込んだり広げたりが自在にできます。一般的なファイル検索システムは、広域から狭域に検索対象を絞り込んでいきますが、FileBlogはその逆の狭域からファイル検索を開始して、検索対象を広げていくことができます。ファイル検索はインターネット検索とは異なり、過去の記憶からある程度当たりをつけて検索したほうが早くファイルを見つけることができます。当たりが外れたとしても検索をやり直すことなく、そのまま対象を広げたり、移動したりすることで検索を続けられるため、各人が柔軟に検索することができ大変便利です。

 

利用イメージ

利用イメージ

 

FileBlogに決めたポイント

FileBlogの導入後、ファイルが探しやすくなり業務効率改善に役立っているというのはもちろんですが、データの引っ越しを行うことなく今までの運用をそのまま継続できたことが何よりも大きく、調査・計画から導入・運用開始まで短期間のうちに実現できました。利用者からは操作が簡単でファイルをプレビューできるのが良いと評判です。特にCADファイルはPCにビューアーソフトがなくてもWebブラウザで図面を閲覧できるので重宝すると好評です。

今後は、タブレットやスマートフォンからの接続、社外や拠点間での接続を検討し、FileBlogを業務に役立てていきたいと考えています。また、FileBlogをインストールしたWindowsサーバーは、NASの統合も視野に入れて通常よりも高性能なものを用意したため、NASが老朽化して使用できなくなる前に統合を進めていくことも計画しています。

 

注意事項

FileBlogの検索対象にはWindowsファイルサーバーを推奨していますが、CIFS互換性のあるNASも検索対象にすることができます。ただしNASのCIFS互換精度によってはFileBlogの一部機能が使用できない場合があります。