ファイルサーバーで文書管理を実施している環境では、案件番号や製品番号など英数字を組み合わせた管理コード(ID)をフォルダ名にしていることがよくあります。確かに管理コードを使えば、フォルダ名に統一性、ユニーク性をもたらし、整然として統制のとれた管理ができます。しかし、いざ文書を探すとなると、英数字の管理コードからは顧客名や製品名などのキー情報は一目ではわかりません。その業務に精通しているユーザー担当者なら、ある程度の見当をつけて、数回フォルダを開くだけで目的の文書に到達することができますが、業務に不慣れな新任担当者や、昔からの経緯を知らないユーザーはそう簡単にはいきません。台帳やデータベースシステムなどの別の管理情報から該当する管理コードを調べ、ファイルサーバーで当該管理コードのフォルダを開くという手順をたどります。

このように製品番号などの管理コードをフォルダ名にしてファイルサーバーで文書管理を行っている環境では、FileBlogが役に立ちます。

通常、フォルダの下には複数のサブフォルダや関係ファイルがあります。ピンポイントにファイルを探す場合にはキーワードで全文検索して探せばよいのですが、複数の関係ファイルを探す場合には親元のフォルダ自体を検索できた方が便利です。一般的なファイルサーバー検索システムは、フォルダ検索に対応していない場合があり、またフォルダ検索に対応していたとしても、フォルダ名が管理コードでは適切な検索キーワードが直ぐに思い浮かびません。

FileBlogは全文検索システムでありながらユニークな機能をいくつか持っています。

まず、常時フォルダツリーが表示されることです。検索せずにフォルダツリーをたどってファイルを探すこともできるので、Windowsエクスプローラの代わりにもなります。場所を知っていれば、わざわざ検索しなくてもフォルダをたどった方が早いときもあります。

また、ファイルのパスから階層をたどって簡単に上位フォルダを開くこともできます。目的のフォルダへの到達経路方法として、全文検索で関係ファイルを見つけてから、そのファイルの上位階層のフォルダを開くという方法がもあります。

さらに、FilleBlogは標準でフォルダ検索に対応しています。管理コードの見当をつけることができたり覚えていたりする場合には、管理コードの全部または一部をキーワードにして検索すると直ぐに候補のフォルダを絞りこめます。しかし、英数字の連なる管理コードがフォルダ名では、それほど簡単ではありません。

こうした場合に対処するために、フォルダに対して属性情報を付与できるのもFileBlogの大きな特徴です。フォルダ名が管理コードの場合でも、属性に製品名、物件名、顧客名など固有の名称を付与しておくことで、いちいち管理コードを気にしなくとも固有名称で検索できるようになりので、簡単に目的フォルダを探しだせます。

膨大にあるフォルダの一つずつに属性を付与していくことは大変手間のかかることですが、FileBlogなら複数フォルダに属性を一括付与することもできます。管理コードと属性の相対表のをCSVファイルで作成してをFileBlogにアップロードすることで、瞬時に属性登録できます。相対表の作成にも手間はかかりますが、最初にこれを実施しておくと後の運用がとても楽になります。新規フォルダの作成時に属性も一緒に付与する運用ルールにしておくだけで、いつでもFileBlogでサクサクと検索できるようになり、業務も効率が向上する的になるでしょう。

属性管理機能を利用すると、フォルダに様々な情報をタグ情報として登録でき、データベースシステムのような文書管理も可能です。FileBlogでは、タグ項目をいくつでも設定でき、それぞれテキスト入力型、リスト選択型、日付型、数値型に定義することができます。例えば、製品情報や案件情報である顧客名、見積番号、原材料、寸法、規模、納期、製品・案件価格、ロット、用途、工法、製造方法、製造工場などのタグ項目を定義して情報を登録しておくと、タグ検索で類似製品や類似案件を検索することができるようになり、新規企画の構想やプロジェクト運営などの役に立つのではないでしょうか。

ファイルサーバー運用において、フォルダ名に管理コード(ID)を使用して文書管理を行っている方、これから文書管理をしていこうと検討している方、とりあえず文書量が増えてしまってファイルを探すのに困っている方、FileBlogを試してみてはいかがでしょうか。