私たちはこの3年ばかり、ファイルサーバ運用をめぐるお客様の悩みに耳を傾けてきました。過去にかかわった業務経験とあわせて、
ファイルサーバ整理のフレームワークを公開します。

身も蓋もないですが、結論から。現時点でわかっている課題と対応方法は下記の通りです。

課題

  • ファイルが増えすぎて見つからない。探す時間が無駄になる。
    • 意味不明のフォルダ・ファイルが増えてしまう
    • 「まがい物」のファイルが多数あると、本物が見つからない
  • ディスク容量が不足する
    • 不要になったファイルがなかなか消せない
    • 管理者の知らないところで、容量が消費される
  • セキュリティを適切に管理するのは難しい

ファイルサーバ整理の5原則

  • ファイルサーバに検索システムを導入する
    • 検索システムの存在を前提にすると、整理の枠組みが大幅に簡略化できます
    • FileBlogを導入してください」というのが弊社の立場です。後悔はさせません
  • フォルダの役割・性格・制限を明確にする
    • 「分類用フォルダ」と定義したら、専らフォルダを格納し、ファイルの作成を禁止する
    • 「ログ用フォルダ」と定義したら、ファイル名に日付時刻を含めた標準命名規則を定義し、標準違反のファイル名・フォルダ名の作成を禁止する
    • 「プロジェクト用フォルダ」として案件別フォルダを作成し、自由な利用を許可する。ただし、有効期間や容量制限を設けて、無制限の自由を与えない
    • 詳しくはこちらをご覧下さい

  • Windowsのユーザグループ、共有フォルダのセキュリティを適切に定義する
    • 組織の各部門別に、管理者・一般利用者・権限制限された利用者各レベル毎のグループを作る
    • 上位フォルダについては、最小限のグループに最低限の権限を与えるに留める
    • セキュリティ設定を一覧できるツールを利用する
  • 標準違反は放置せず、こまめに対処する
    • 違反を発見し、警告によって標準を守らせる活動には、管理者の不断の努力が必要
    • システム管理者一人の手には負えないので、部門別・プロジェクト別に管理者を任命し、権限と責任を委譲する
    • 違反の検出は、なるべくツールで自動化する
  • 役割を終えたデータは、フォルダ単位で二次的な記憶領域に移動する
    • プロジェクトフォルダの有効期間は最小限にする。必要に応じてプロジェクトを年度別・段階別などに分割すること
    • 期間満了したプロジェクトフォルダからは、書き込み権限を剥奪する
    • 二次記憶領域のセキュリティが甘くならないように注意する
    • 二次記憶への移動や削除などの操作を、なるべくツールで自動化する

やってみるとわかりますが、これらの原則を実行に移すのは決して簡単ではありません。ツールで自動化が多いと思われるかもしれませんが、
手動で保守するのは現実的ではありません。
鉄飛テクノロジーでは、社内で・プロジェクトで整備した自動化の仕組みを、今後順次公開あるいは商品化してまいります。ご期待下さい。