散らかったファイルサーバでは、不特定多数のユーザが多数のファイル・フォルダを勝手に作成し、保存期間・重要度の異なるファイルが混在すると同時に散在します。
そうならないためには、フォルダの役割を明確にし、役割に応じた運用ルールを決め、それを守らせることが重要です。
役割を定義する際にまず考慮すべき大原則は下記の通りです
- 一般ユーザが自由にサブフォルダ・ファイルを作成できるフォルダと、専ら分類のために管理者だけが保守するフォルダを分離する
- なるべく文書の保存期間に応じてフォルダを分ける
- ファイル名・フォルダ名に日付時刻や固有ID・固有名詞を含め、かつ整理しやすいように命名標準を定める
鉄飛テクノロジー流 フォルダ役割の五類型
一般的なファイルサーバ運用で上記の要件を満たすために必要最低限と思われるフォルダ役割として、
私たちは下記の「鉄飛テクノロジー流 フォルダ役割の五類型」を提唱します。
| 「分類用フォルダ」 | 専らフォルダを格納し、ファイルの作成を禁止する |
|---|---|
| 「ログ用フォルダ」 | ファイル名に日付時刻を含めた標準命名規則を定義し、標準違反のファイル名・フォルダ名の作成を禁止する |
| 「プロジェクト用フォルダ」 | 案件別フォルダを作成し、自由な利用を許可する。ただし、有効期間や容量制限を設けて、無制限の自由を与えない |
| 「ワーク用フォルダ」 | 個人別・チーム別に作成し、自由な利用を許可する。ただし、容量やファイル数を厳しく制限する |
| 「参照/保存文書用フォルダ」 | 高頻度で参照される文書をまとめて置く |
分類用フォルダ
まず、ファイルサーバの上位階層のフォルダは、もっぱら分類のために使うフォルダです。これらを分類用フォルダと呼びます。
分類用フォルダの運用上のポイントは下記の通りです
- 原則として、管理者だけがサブフォルダを作成する： 分類フォルダにサブフォルダを作成するのは管理者のみとし、一般ユーザが勝手にフォルダを作成することを禁止します
- 原則として、ファイルを作成しない： 分類フォルダの直下にはフォルダだけを作成し、ファイルを作成しないようにします
- 例外として、ショートカット作成を許可する： 分類フォルダの直下は、例外的に管理者が許可した場合に限り、ショートカットを作成できます
例外が認められるケースとして、トップフォルダに全員に読ませたい文書（ニュースなど）を置く場合や、
利用頻度が非常に高い文書（名簿・目次・目録のExcelワークブックなど）を置く場合を想定しています。
これらのファイルはフォルダ階層の上位に配置しなければ不便ですが、ファイルの本体は、別途「参照文書用フォルダ」を設けてそこに配置し、
上位階層の分類フォルダにショートカットだけを配することを推奨します。
（たとえば名簿ファイルなどの場合、年度別にファイルを更新する際に、
古いバージョンの文書をバックアップファイルとして別名保存することがあります。このような操作によってファイルの数が増えるとき、
ファイルが上位分類フォルダにあると、「フォルダを汚してしまいます」。その点、ショートカットならば問題ないのです。）
ログ用フォルダ
業務上、時間とともにファイルが作成されるフォルダを「ログフォルダ」と定義します。
もっぱらファイルが作成されるログフォルダと、もっぱらサブフォルダを作成するログフォルダと、両方が混在するタイプがありえます。
ログ用フォルダの運用上のポイントは下記の通りです
もっぱらファイルが作成されるログフォルダ（ログファイル用フォルダ）
見積書・請求書・日報など、定常業務で作成される簡単な文書を保管するフォルダがこの分類にあてはまります。
- 原則として、サブフォルダを作成しない： ログファイル用フォルダの直下にはファイルだけを作成し、サブフォルダ作成を禁止します
- 命名標準にしたがってユーザがファイルを作成できます： 一般ユーザがファイルを作成することを許可しますが、ファイル名に日付や連番を含めるよう、ファイル名標準を遵守させます
- ファイルの原則的な保存期間を定めます：作成日を基準として、ファイルの保存期間を定めます
- 保存期間が切れたファイルの扱いを定めます：保存期間が切れたファイルは決められたフォルダに移動するか、または削除します。
もっぱらフォルダが作成されるログフォルダ（プロジェクトルート用フォルダ）
このパターンのフォルダは、次に述べる「プロジェクト用フォルダ」の親フォルダとなります。
プロジェクト用フォルダ
ファイルサーバ上の圧倒的多数の文書は、何らかの「案件」に所属するものとみなします。
案件とは一定の期間を持つ単位であり、同じ案件に所属する文書をまとめることによって、ファイルの有効期限管理を楽にすることが可能になります。
- 原則として、プロジェクトフォルダは、ログフォルダのサブフォルダとして作成し、フォルダ名は日付や連番を含めた命名標準に従います
- 原則として、プロジェクトメンバが自由に使えるフォルダとします：サブフォルダ・フォルダを自由に作れます
- プロジェクトフォルダのサブフォルダまでを含めたテンプレートを用意する場合があります：各プロジェクトのサブフォルダ以下を標準化できる場合にはそうします
- プロジェクトの有効期間・文書の保存期間を定めます：作成日を基準として、プロジェクトフォルダの保存期間を定めます
- プロジェクトの有効期間・文書の保存期間が長くならないように運用します：たとえば、プロジェクト期間が年度をまたぐ場合、年度別にプロジェクトフォルダを分割することを推奨します。
- 有効期間が終了したプロジェクトフォルダ内の文書は、原則として書き込み禁止にします
- 保存期間が終了したプロジェクトフォルダは、フォルダごと削除するか、他の場所(アーカイブ領域)に移動します
ワーク用フォルダ
個人あるいはチームで自由に使える一時作業領域です。ただし、この領域は最低限必要な一時的データ収集・交換に限って利用し、肥大化を避けるべきです
- ワークフォルダは管理者が作成し、チーム・個人に提供します
- ワークフォルダ以下では、ファイル作成・フォルダ作成いずれもユーザの自由にまかせます
- ただし、チーム別・個人別にファイル数・ファイル容量の上限基準を設けて運用します
- また、ワークフォルダ以下に作成されるサブフォルダには、原則として短めの保存期限を設定し、期限切れフォルダは定期的に削除します
参照/保存文書用フォルダ
上記のいずれにも属さない文書を保管します。永久保存版の手順書・テンプレート・フォーム、マスターデータなどの保管場所です。
新たに作成される文書の保管にふさわしいプロジェクトフォルダかログフォルダが見つからない場合に限って、このタイプのフォルダの作成申請がなされます。
- 原則として、管理者のみが新規ファイルを作成します
- 原則として、サブフォルダの作成を禁止します
- 新たに作成される文書の保管場所としては、まずふさわしいプロジェクトフォルダかログフォルダを探し、
見つからない例外的な場合に限って、参照/保存文書用フォルダが使われます
