MatrixBase2での作業報告のメリット

従来だと、作業報告は口頭、メモ書き、あるいは電子メールで行なわれることが多かったのではないでしょうか？口頭の報告は、管理者の仕事を中断させ、時間を消費してしまうので、順調に作業が進んだ場合には、電子メールのような非同期的報告方法の法が効率が良いといえるでしょう。

ただし、電子メールにもまだ非効率なところが残っています。それは、電子メールを読んだ管理者が、ToDoリストから該当課題を探し出して、ステータスを更新するというプロセスにおいて、「ToDo一覧を開く」手間や、「該当する課題を探し出す」手間が無駄だからです。

MatrixBase2/ToDo管理など、課題管理グループウェアを用いた場合の作業報告は、ToDoデータに作業内容の詳細を書き込み、ステータスを「対応中」から「対応済」にして保存する、という動作によって行なわれます。管理者がすることは、対応済ステータスのToDoを一覧上でチェックして、その対応結果をレビューすることになります。メールボックスと、ToDo一覧との間で、画面を行ったり来たり切り替える必要がないのは、大きなメリットです。

作業報告・作業レビューの注意点

作業報告のさせかたについて、どういう注意が必要でしょうか

作業上の困難は早めに報告させること

大事なことは、予定通りに作業が進まないことがありうるということです。その場合、作業者は完了見通しが厳しいとわかり次第、できるだけ早めに、経過報告をすべきです。この報告は、電子メールやグループウェア上での非同期的な報告ではなく、口頭（あるいは電話やチャットなどリアルタイム性のあるメディア）で即座に行なわねばなりません。グループウェアを導入したからと言って、「うわー。やばい！」と大声を上げていけないわけではないのです。

順調に終わったときの報告は簡単でよい

管理者は、困難には速やかに対応する必要がありますが、その代わり、順調に進んだ案件については、簡単にレビューするにとどめてよいのです。担当者の信頼度によって多少のレビュー内容の違いはあるでしょうが、一日一回、または週に一回の作業レビューで十分なこともあるでしょう。

作業指示の時点でレビュー内容を予告しておくと楽

作業完了後にレビューするポイントが最初から予想できる場合は、あらかじめ作業指示の時点で予告しておきましょう。担当者自身にレビュー者の意図を教えるという教育的効果もありますし、スタッフの作業報告がしっかりとしていれば、形式チェックだけでレビューを省略できるようになります。

作業レビューに合格しなかったら？

作業レビューの結果、対応内容に不備があったら、ToDoのステータスを「対応済」から「対応中」に戻して、担当者に差し戻します。対応の途中でミスを「しでかして」しまうということは、常に起こり得ることですが、そのミスが広まる前に食い止めることも現場リーダーの大切な務めです。

場合によっては、レビューの結果、「クロ」とは断定できないが「灰色」だと予感することがあります。そんなときは、別途、あやしいところをテストすることをToDoとして登録し、別の担当者に検証させるのが安全確実です。