グループウェアによるToDoリスト運用

Excelで不十分なToDoリスト運用を、どうすれば改善できるのでしょうか？

チームの作業環境改善を目的としたソフトウェアとして、グループウェアという選択があります。

グループウェアとひとくちに言っても、様々な種類が存在しますが、グループウェアを用いたToDo管理の実現方法として、主なものは以下の五つと言えるでしょう。

1. Lotus Notes、Microsoft Exchangeなど、クライアント・サーバー・グループウェアをカスタマイズする
2. MatrixBase2.0やアリエルAirOneなど、プロジェクト管理グループウェアの、ToDo管理機能を使う
3. サイボウズOfficeなど、総合Webグループウェアの、ToDo管理機能を使う
4. サイボウズ/デヂエなど、WebDB系グループウェアを使う
5. Bugzilla, 影舞など、ToDo管理専用のWebシステムを使う

おまけのToDo管理は役不足

上記のうち、総合Webグループウェアが標準的に持っている「ToDo管理」機能は、付箋紙やホワイトボードの代わりにはなりますが、チームで本格的に使用できる機能が不足しているため、まずは対象外になるでしょう。

それぞれのToDoに対して、担当者や対応期限を割り当てる機能、また、各ToDoについて詳細な問題記述・作業指示・対応報告を記録できる機能も必須です。

クライアント・サーバ・グループウェアはカスタマイズが必要

Lotus Notes/やMicrosoft　Exchangeは、標準で「掲示板」機能を持っていますが、ToDo管理機能は持っていません。これら製品をシステム開発プラットフォームとして、カスタマイズ開発を行うことでToDo管理機能を開発することが可能ですが、まず、システム開発のプロですら、満足のいくものを短期間で開発することは困難といえます。

あなたが、腕に覚えのある技術者で、すでに会社が高いお金を払ってLotus Notesなどのライセンスを購入済みなのであれば、チャレンジしてみる価値があるでしょう。

残る選択肢は、Web系ToDo管理システムと、プロジェクト管理グループウェア

結果的に、新規にToDo管理のシステム化を計る場合、以下から選ぶことになると思います。

1. MatrixBase2.0やアリエルAirOneなど、プロジェクト管理グループウェアの、ToDo管理機能を使う
2. サイボウズ/デヂエなど、WebDB系グループウェアを使う
3. Bugzilla, 影舞など、ToDo管理専用のWebシステムを使う