ToDo管理のしくみとして最も手軽な方法は「付箋紙」や「ホワイトボード」でしょう。
私たちはグループウェアの開発・販売元ではありますが、
従来の「ローテク」によるToDo管理は、決してバカにしてはならないと思っています。
付箋紙・ホワイトボードによるToDo管理のメリット
やらなきゃいけないことを、付箋紙に書いて、目立つところに貼る。
ホワイトボードに書きだす。これらはとっても手軽で、直接的です。
しかも、ToDo管理のしくみとして、以下の要件をきちんと満たしています。
- 思いついたときにすぐ、ToDoを追加できること
- 未完了ToDoの全体を常時一覧できること
- 完了したToDoをすぐに隠せること
- ToDoの相互関係ごとに分類したり並べ替えて着手順序を決められる（付箋紙の場合）
- いま、誰が何をしているのか、責任の所在を公表できる（ホワイトボードの場合）
付箋紙・ホワイトボードによるToDo管理の限界
残念ながら、付箋紙・ホワイトボードによるToDo管理は、チームのToDo管理のために継続的に運用するには力不足です。
付箋紙は、基本的に一人の個人の手許で、個人のToDo管理をする場合には有効ですが、
チームメンバ全員で情報を共有することが困難です。
ホワイトボードは、情報共有が簡単ですが、ToDoが刻一刻と増減する場合に、
関連性や重要性・緊急性などによって並べ替えたり、グループ化したりすることが困難です。
何より、運用を継続してToDoの数が増えると、物理的に書き込む空間が不足してしまいます。
結局、付箋紙は個人のためのToDo管理ツールであり、ホワイトボードは、短期集中でToDoを消化するチームのためのToDo管理ツールであると結論づけることができます。
ローテクに学ぶべき点
チームがこなすべき大量のToDoを、継続的に管理する仕組みにも、
付箋紙やホワイトボードの便利さが求められると、私たちは考えています。
以下にまとめてみます。
- 思いついたときにすぐ、ToDoを追加できること
- 完了したToDoを隠して、未完了ToDoの全体を常時一覧できること
- ToDoの相互関係ごとに分類したり並べ替えて着手順序を決められること
- いま、誰が何をしているのか、責任の所在を公表できること
