汎用文書管理システムの分類

ここまで文書管理システムについて、いくつかの評価軸を提示して説明してきました。最後に、それらをさらに大きく2つの軸にまとめて、本資料の冒頭で定義した「汎用文書管理システム」を分類してみたいと思います。

先に示した「専用と汎用」、「かたい管理とゆるい管理」、「管理者重視と現場効率重視」の軸は強い相関がありますので、「汎用・効率重視」なのか「専用・管理重視」なのかという観点で横軸にまとめます。そして、縦軸に共通(便利)機能の充実度を置きます。この2つの軸で「汎用文書管理システム」の分類を試みたのが次の図です。

まず、最低限の機能しか持たない汎用ストレージとしてのファイルサーバが汎用・効率重視の出発点。対して、専用・管理重視の出発点には、特定の業務システムが位置づけられます。

私たちのFileBlogはファイルサーバ検索エンジンから始まりました。ファイルサーバだけでは全文検索やファイル名検索が高速にできないので、検索エンジンを付け加えることでファイルサーバの汎用性をそのままに利便性を向上させるという製品づくりを続けてきました。ファイルサーバではかゆいところに手が届かなかったところを解決するために、検索・閲覧・リモートアクセスなどの文書を活用する際の便利機能を充実させてきました。そこから近年は、だんだんと文書の管理機能を強化しています。属性を付与して分類するタグ管理やコメントなどのメタデータを追加できるような機能を足すことで、管理者向けの機能を少しずつ充実させています。

いわゆるクラウドストレージもファイルサーバに近い位置づけのサービスで、検索機能などを充実させていますが、文書の管理機能を強化するところまではいかないで、「汎用ストレージ」の検索を強化したサービスという位置づけと言えるでしょう。

一方で、業務システムのベンダーが、「業務別・個別文書管理システム」を一般化して文書管理データベース製品を作るという流れもあります。ある業界の、あるお客様向けに、ある特定文書の管理システムを作ったベンダーがこれをパッケージ化し、扱える文書の種類を増やして、属性が付けられるようにして、特定のお客様の組織に依存する機能を削って製品化したものです。これまで一般に文書管理システムと呼ばれてきたものは、こちらの出自の製品が多いのではないでしょうか。

最近は、汎用ストレージの出自からファイルサーバを活用するタイプの文書管理システムがボトムアップで増えてきています。FileBlogも、ファイルサーバ活用型の「汎用文書管理システム」として、版管理やワークフローの機能を追加しようとしている段階です。

 
 
汎用文書管理システム という選択[1]
汎用文書管理システム という選択[2]
汎用文書管理システム という選択[4]