汎用文書管理システムという選択［4］

汎用文書管理システムの選び方

まず、システム化したい対象の業務や文書が明確で限定されていて「かたい管理」が必要ならば、「業務別・個別文書管理システム」を検討するべきでしょう。今、お客様が業務を行う上で、「この文書の管理に困っている」ということがはっきりわかっているケースです。この場合は「業務別・個別文書管理システム」を導入してもペイする可能性が高い。

ただ、そういった文書が1つや2つならいいのですが、たくさんあるときに個別のシステムを複数入れるのは現実的ではありません。導入コストもユーザの教育コストもかさみます。対象業務と対象文書の範囲が広い場合は、本資料で説明した「ゆるい管理」で問題ないのであれば、「かたい管理」はあきらめて、ファイルサーバ活用型の「汎用文書管理システム」を検討していただければと思います。

「業務別・個別文書管理システム」を導入するほどの予算やニーズはないが、扱いたい文書が特定種類の文書と決まっていて、ワークフロー管理まで実現したい場合には、比較的「かたい管理」が可能な「汎用文書管理システム」の製品を候補に入れるとよいでしょう。ただし、版管理・ワークフロー管理を重視した製品は、「業務別・個別文書管理システム」に近い性質を持っているので、対象文書はある程度絞る必要が出てくるかもしれません。

その点、「ゆるい管理」向けの製品で文書を管理しつつ、ワークフローなどについてはグループウェアなどのコラボレーション製品と組み合わせて使うという運用も（業務量次第ですが）考えられます。文書管理システム自体にそれほど高度なワークフロー機能が必要でない場合には、FileBlogのようなファイルサーバ活用型の「汎用文書管理システム」で十分対応できる場合がありますので、ぜひご検討ください。

最後に、専用システムあるいは「業務別・個別文書管理システム」から取り残されやすい文書管理ニーズの例をご紹介します。こうした分野もファイルサーバ活用型の「汎用文書管理システム」がお手伝いできる領域です。

受信・受付データの管理	FAXで受信したデータ、紙で受領した申込書・発注書など従来は、受注管理システムに手でデータ入力して、原本は紙で保管していた → ペーパーレス化が進展すると、原本もPDFなどでの保管ニーズが発生
送信データの管理	書類のデータ納品が一般化し、送信控えデータの保管ニーズが発生
業務記録データの管理	案件データ・物件データ・写真・動画・Office文書など、各種文書を関連付けて保管 5年後、10年後に検索する可能性、あるいは頻繁に参照する業務では高速な検索性や閲覧性が重要
出力データの保存・配布	帳票データを取引先に公開するなど