毎日、新しい課題を受付け、対応済課題のレビューをしていくわけですが、すべての課題にすぐ対応できるほどスタッフに恵まれている、なんてことはありえません。現実の課題管理の難しさは、対応に着手されないままにToDoリストにたまっている課題を、どうやって処理していくかにあります。
対応期限を確認する
まず、納期や対応期限が決まっている課題に、緊急の課題に次ぐ高い優先順位を与える必要があります。期限の無い課題で、放置しても影響範囲が小さいものは、積極的に後回しにする必要があります。
期限・重要性・難易度などによって、課題をグループ化する
ToDoリストを長期間運用していると、残課題の数が大量になってきます。そんなとき、残課題の棚卸が必要です。処理優先順位を決定する第一歩として、まずは期限・重要性・難易度・分野などによって、多数有る残課題をいくつかのグループに分類します。
優先的に対応すべき課題を見つけ出すには、相対的に重要性/緊急性の低い課題のグループをいくつも見つけ出して、消去法で取除いていくのが最も実践的です。普通、ToDoリストに登録した課題はどれもそれなりに「いつかはやりたいな」と思える課題であるため、簡単には後回しにできないのですが、グループ化してみると「より重要なグループが全部片付くまでは、こちらに着手してはいけない」と、迷いなく断言できるようになるのです。
MatrixBase2を使った課題管理では、以下の機能が、課題のグループ化に役立ちます
- 内容分類フォルダによる分類
- 優先順位や任意項目による分類
- 所属タスクによるグループ化
重要性・緊急性の高いグループから順に、担当を割当てる
グループ化が終わってから、担当者の割当てに入ります。このとき、重要なグループのToDoが片付くまで、他のグループには着手してはいけないということを、全担当者に周知徹底させなければいけません。最高のパフォーマンスは、チームが団結して一つの目標に向かうときに発揮されるからです。
例外的に、教育期間中の新人には、重要性で劣るものの面白くて充実感あふれるToDoを割当ててもよいでしょう。こういう課題は、失敗しても他人に迷惑をかけるリスクが小さく、しかも楽しいものです。
小さなグループを各個撃破するようにスケジュールする
担当者もチームも、多数の課題を一気に解決しようとすると、どこから攻めて良いかを見失って、迷っているうちに時間がたってしまいます。基本的に、一つのグループにまとめられた関連するToDoを全部解決してから、次のグループの解決に移る、というように、順次小さなグループ単位で処理するのが効率が良いものです。管理する方も、頭の切り替えが楽になります。
