では、ファイルサーバで案件フォルダ・物件ファルダを管理する場合、実際にどのような方法で行っているのでしょうか。

一般的な物件フォルダ管理の例

図 1:物件フォルダ管理の例

たとえば、建設会社や不動産会社では、物件ごとに物件IDを付与して物件フォルダを作成するのが一般的です。物件IDが4ケタの数字だとすると、図1のように物件フォルダが並んでいて、各物件フォルダの中には施工図面や現場写真などを工程別やメンテナンス時期別のサブフォルダに分類して保持します。

完全に連番だけで1つずつ増やしていくパターンもあれば、年度+連番、受注日などの年月日+連番といったパターンもあります。これをファイルサーバ上に置くときには、これらの連番をフォルダ名にしてもいいですし、連番の後ろに物件名称を付けたフォルダ名にする方法もあります。

IDをフォルダ名にするべき理由

重要なポイントは、フォルダ名のキー項目はIDのような長期安定型のものが必須だということです。そうすることで、ファイルのパス名を長期的に不変とすることができるからです。

物件名はオーナーが変わると変更される可能性があり、会社名もM&Aによって変わるケースがあります。都道府県名は変わらなくても、市区町村は合併などで変わる可能性があります。固有名をフォルダ名に含める場合には、ファイルのパスを他の文書から参照しているような場合に、いわゆる「リンク切れ」が発生する可能性が将来あることを覚悟してください

社歴の若い会社では、顧客名や物件名・担当者名の日本語がフォルダ名になっていたりしますが、ビジネスの規模が大きくなるにつれ、長期的にはその方法は破綻してしまうものです。

IDベースのフォルダ階層のバリエーション

物件IDを使用してフォルダ階層を作るバリエーションはいくつかあります(図3)。連番のIDそのもので完全にフラットなフォルダ構成にする。年度フォルダの下にその年度に発生した物件フォルダを配置する。年度の下に月別フォルダをはさんでより細かく分割する。あるいは連番を基準にして、たとえば上位3桁を親フォルダにして管理する。たとえば、こういったいくつかのパターンが考えられます。

完全にフラットなフォルダ階層は悪手

このうち、完全フラットだけはおすすめしません。数千・数万のフォルダが並ぶとファイルシステムの一覧性能が落ちてくるからです。Windowsエクスプローラーなら1分くらいはフリーズするかもしれません。他のアプリケーションやシステムも性能が落ちます。1フォルダあたりのサブフォルダの数はせいぜい1,000件程度以内になるようにしたほうがよいと思います。

フォルダ数が1000件~1万件ぐらいになるまでに、年度別や、位取りによる階層分けに変えたほうがよいでしょう。

期間に係属させる場合は、基準日の扱いに注意が必要です。たとえば、竣工日を基準にしてしまうと、受注はしたが完成はしていない仕掛中の案件データを持つことができなくなります。また、年月にすると月に一度は新しいサブフォルダを作らなければならなくなるなど、必要以上に分類を細かくしてしまうと入力の手間を増やすだけになりがちです。したがって、年度でのフォルダ階層、位取りのフォルダ階層あたりが、現実的な方法としておすすめです。

ただし、ファイルサーバ全文検索エンジンがあれば、このうちのどんなフォルダ構成をとろうとも問題ありません。数の暴力にも対抗できます。トップフォルダの下でIDによるファイル名検索をすると、目的のファイルがあるフォルダに一発でジャンプできます。Windowsエクスプローラーでたどっていくよりも、このほうが30秒くらいは速く見つけられると思います。

管理台帳の必要性

物件管理では通常、何らかの管理台帳が必要になり、それを運用するデータベースをどうしても持たなくてはならない場合が多くあります。物件IDで検索するのが唯一の目的ではなく、キー項目となる物件IDや案件IDを採番したり、検索するときに取引先名や案件名、担当者、受注日などの属性で検索して物件IDを見つけ出したりするためです。昔ならAccessやFileMaker、最近ならWeb系のKintoneやSharePoint、あるいは受発注管理システムや業界向け物件管理パッケージなどで管理しているのではないでしょうか。

管理台帳とファイルストレージを統合したい

こうした管理台帳が別途存在していて、ファイルサーバ上に物件IDのフォルダを作っている場合、ファイルを探すときには、二段階の検索操作が必要でした。たとえば、物件管理台帳DBを起動して取引先名で検索して、物件IDが見つかったら今度はWindowsエクスプローラーでそのIDのフォルダまでたどって目的のファイルを探すという具合です。

この二段階の検索手順を、1アクションにすれば当然早く見つかるようになります。

その方法は、原則として二つしかありません

  • 物件管理台帳にファイルを入れる。ー 物件管理台帳DBシステムに文書管理システムの機能を持たせるということになります
  • ファイルサーバに物件情報を登録する。ー ファイルサーバだけでは不可能ですがFileBlogを使えば可能です

以下では、ファイルサーバ上の物件フォルダに物件情報の属性を付与し、検索エンジンによって直接物件フォルダを参照できるようにするという方法について説明します。

FileBlogによる物件フォルダ管理の例

属性の付与はフォルダ単位を推奨します

弊社のファイルサーバ検索システム「FileBlog」は、単なる全文検索システムにとどまらず、ファイルサーバ上のフォルダやファイルに「タグ」と呼ばれる属性を付与することができます。この機能によって、ファイルサーバに物件情報・案件情報を入力できるのです。

属性(タグ)を付けるときに、フォルダ単位で付けるべきか、ファイル単位で付けるべきか。これも現場の作業工数に大きな影響を与えるポイントです。

フォルダにタグ付けする、つまり物件IDのフォルダを作って、物件ごとの情報を物件フォルダに付加すれば、タグ付けの作業は物件の発生時の一度だけで済みます。これが、入力作業負荷が最小限の方法です。

一方で、ファイルにタグ付けを行う場合は、ファイルを追加する都度必要になります。1つの案件につき多数のファイルが登録される場合、たとえば100ファイル分の情報を入力するとなると、1フォルダにタグ付けする場合の100倍の作業負荷になるわけです。

一般的な文書管理システムはファイル単位でタグ付けするものが多く、ファイルが多くなればなるほどタグ付けが面倒になります。そうなると登録が滞ったり、現場のユーザーが入力を省略してしまったり、適当なデータをダミーで入れたりするようになり、システムの利用が定着しづらくなることも考えられます。このような理由から、物件情報をタグとしてファイルに入力することを求めるような文書管理システムは、運用が事実上困難であるといえます。

ですから、当社のFileBlogのお客様ではフォルダにしかタグを付与しない運用が圧倒的に多くなっているのです。ファイルの属性管理をサポートする汎用の文書管理システムで、ファイルを階層的にグルーピングして上位のグループにタグ付けできる機能がないものは、物件管理のような用途には不向きであるといえます。物件管理システムで、1つの物件に複数の添付ファイルを付与できるものはありますが、添付ファイルをサブフォルダで階層的に管理するまでの機能を備えた製品はなかなか見つからないのではないでしょうか

物件フォルダに付与するタグの例

物件フォルダ管理の例をFileBlogのサンプルでご紹介します。

使用するタグを定義する

FileBlogは、システム設定においてタグの定義の機能を持っていて、タグ定義を自由に追加していくことが可能です。たとえば、物件名、物件タイプ、竣工日、住所、顧客名、延べ床面積といったタグを定義できます(図4)。

図 4:物件フォルダの属性(例)

ファイル一覧にタグを表示でき/キーワード検索の対象になります

ファイル一覧には、タグが表示されますので、フォルダにタグ付けをすれば、フォルダ名(物件ID)以外にもさまざまな関連情報をまとめて一覧できます。(図5)

物件IDがわからなくても、タグも全文検索の対象になるので速やかに目的のファイルにたどり着けます。

図 5:属性付きファイル一覧

タグ入力の補助機能も充実

また、テキスト型で区分・分類を示すタグの場合、自由入力のほか、選択肢の候補から選ぶような設定も可能です(図6)

図6 入力候補値の定義

日付はカレンダーから選んで入力でき、日付の検索は過去半年や1年間などの指定や範囲を自由に指定することもできるようになっています。また、延べ床面積などの数値型のタグの場合は、たとえば小規模、中規模、大規模それぞれの数値範囲を定義しておくと、検索時にはその定義に基づいて検索できます(図7)。

また、延べ床面積などの数値型のタグの場合は、たとえば小規模、中規模、大規模それぞれの数値範囲を定義しておくと、検索時にはその定義に基づいて検索できます(図7)。

結果として検索時には、選択肢の候補から選ぶようになります。

図6 入力候補値の定義
図7:数値型タグの範囲にラベル付け

つづき [4]ファイルサーバ による文書管理は、移行も簡単

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