企業の重要な情報資産である業務文書の効率的かつ安全な管理や保管は、多くの企業にとって普遍的な課題です。データ管理の悩みは検索のしやすさだけではありません。既存システムの維持コストや将来的なシステム移行のハードルに課題を抱える企業も多いのではないでしょうか。
業務文書の管理には、書類に複数のデータを関連付けて管理するリレーショナルデータベース（RDB）型の文書管理システムを導入する企業が少なくありません。一言にRDB型の文書管理システムといっても、製品構成のツリー構造と関連付けて図面・文書・画像などを管理するPDM（製品情報管理）のような高機能な製品から、区分・担当者・有効期限などの属性値を付与して文書を一覧管理する単純な機能の製品まで、その実態はさまざまです。
文書管理システムの課題とデータ移行の壁
高機能の文書管理システムの場合にはユーザーが十分に使いこなせず、高額な費用の効果を得られていない企業があります。一方で、単純な文書管理システムを運用する企業には、別のリスクが潜んでいます。こうした製品は市場の競争が激しく、ベンダーのサポート体制の維持が難しくなることもあって、ブラウザやOSのアップデートに伴う動作検証などの保守対応が滞りがちになるからです。最悪の場合、ユーザーは予期せぬサービス終了や事業撤退に直面し、急なシステム移行を迫られるケースが散見されます。文書管理システムの選択肢は減りつつあるため、現在利用しているシステムも、いずれ乗り換えが必要になる可能性があります。
しかし、新たなシステムに乗り換えようとしてもシステム独自の専用データベースに文書が格納されているため、データを書き出すだけでも手間と費用がかかってしまいます。データを一括でダウンロードする機能がなく、ブラウザで1件ずつデータをダウンロードしなければならない場合もあります。移行先の文書管理システムの導入にも費用と工数がかかります。コスト最適化やデータ保護のために別のシステムに乗り換えたいと思っても、簡単には実行できないのが現状です。
弊社のFileBlogは、Windowsファイルサーバと連携させることで、全文検索機能や文書管理機能、Webブラウザ閲覧・共有機能などを利用できます。専用のデータベースではなく既存のファイルサーバを利用して、インデックスを自動で付与するため簡単に導入できます。導入にかかる工数を減らすことでコスト削減につながる他、自社の規模と用途に合った価格で使えるため、余計なコストを抑えられます。
FileBlogの参考価格
文書管理の専用システムで管理する方法から、ファイルサーバで管理する方法に切り替えるメリットの一つは、データの継続性を保てることです。製品専用のデータベースを利用する場合はデータにアクセスできなくなるリスクがありますが、ファイルサーバに置いてあるデータにアクセスできなくなる心配は基本的にありません。FileBlogを使えば、ファイルサーバでデータを長期的・安定的に管理しながら高速な全文検索や文書管理を実現できます。パッケージソフトウェアをインストールするだけで使えるので、簡単に導入できます。
また、システムを乗り換える場合、取り出した書類や属性を新たなシステムに登録しなければなりません。製品によっては、ファイルを1つずつアップロードするプログラムを書く必要があり、コストと工数を跳ね上げる原因になっています。FileBlogの場合、移行作業はファイルサーバ上にフォルダを作って、そこにファイルをコピーするだけです。ファイルサーバのデータから自動でインデックスを作成するので、ファイルをアップロードして属性を登録する場合と比べてかなりの時間と工数を圧縮できます。もちろん、旧システムで登録していた属性情報の引き継ぎもCSVファイルから一括取り込みが可能です。
旧システムからのデータ取り出しや新システムへの連携が難しい場合も、私たちがこれまでのノウハウを生かして技術的に支援します。データの取り出しからFileBlogへの登録まで弊社が一括して請け負うこともできるので、お客さまは手間をかけることなくスムーズにシステムを切り替えられます。
導入時の事前ヒアリングとアドリブサポート
旧システムから新システムにデータを移行する場合、当然ながら移行前と移行後のファイルの件数は一致していなければなりません。ところが、データの中には必ず想定外の異常値や壊れたデータが混ざっています。こうしたデータの問題は全て導入時に現場で解消します。
たとえば、データが100万件ほどの企業では、エラーデータが数百件出ることがあります。そのため、データ移行の際にはエラーデータがどれだけあるのかをチェックして「これは直しましょう」、「これは古いデータなので移行対象から外しましょう」など、お客さまと確認する必要があります。何カ月も前から何度も足を運んで事前検証を繰り返すこともできますが、それでは移行準備だけで数百万円もの費用がかかってしまい、中小企業の予算にはとても合いません。
私たちは移行当日に検証プログラムを実行します。お客さまに相談しながら、エラーデータを「書き換える」、「捨てる」などいくつかのタイプに分類して、その場で移行プログラムを書き換えて対応します。エラーを解消した上で移行作業を終わらせるのが大事だと考えています。
事前のヒアリングも重視しています。現行システムの生データを見て「この文書がいつ作られて、どういうときに更新されて、最終的にいつ不要になるのか」をライフサイクルベースで質問します。システムに登録する文書の作成目的や編集目的、その文書を使ったコミュニケーションの目的を考えながら、現場が求めるものをある程度先読みしてヒアリングを行います。
先読みしながらヒアリングをしているとはいえ、導入後の説明会などで追加の質問や要望が出てくることもあります。その場合はアドリブでプログラミングをするなど、お客さまの希望に添えるようにサポートいたします。
導入後のトラブル対応ができるように、顧客別の検証環境を用意することもあります。お客さまごとにカスタマイズした機能がある場合、社内の仮想サーバ上に再現環境を構築して保持しています。こうすることで、導入後の問い合わせにもスムーズに対応することが可能です。
FAX・複合機との連携による業務効率化も
FileBlogの導入と標準機能の利用支援にとどまらず、さらなる業務効率化も後押しします。たとえば、FileBlogはFAXや複合機と簡単に連携できます。受信FAXやスキャナーの取り込み結果をPDFファイルにして保存している場合、処理の進捗に応じたフォルダにファイルを移動するだけで、未処理や処理中といったステータスを可視化できます。担当者別のサブフォルダに自動で振り分ける仕組みの構築も容易です。
フォルダ分けの工夫で処理状況を可視化できる
基幹システムに新しい案件が登録されたタイミングで案件専用のフォルダを自動作成する機能など、FileBlogと基幹システムの連携実績も豊富です。PDFから顧客名や金額を読み取り、ファイルの属性として自動入力するなどのカスタム開発にも対応します。
今後はPDFの内容をAIに読み取らせて必要な項目を自動抽出するといった連携も当たり前になるでしょう。メールやFAXの受信をトリガーにして、業務プロセスを自動化する仕組みなども考えられます。FileBlogはまだまだ進化できると思います。
日々蓄積するデータは、会社にとって大切な財産です。見積書の余白に書かれたメモも含めて、現場担当者の頭の中から紡がれたもの。その思考過程は会社の知財です。IT投資というと新しいシステムやツールの導入に目が向きがちですが、最も重要なIT投資とは自社の活動の記録を残し、データを確実に保管し続けることだと思います。データさえ残っていれば、その処理は後でいくらでもできます。しかし、データが失われてしまえば何もできなくなります。まずは自社の情報資産をしっかりと守って、活用できる状態を整えること。私たちはそのための支援をこれからも続けていきます。
鉄飛テクノロジーが製品・サービスに込める思い
