使い慣れたフォルダ管理・文書管理の枠組みで 図面関連ファイル検索システムを刷新 – 株式会社吾妻製作所

運転者の高齢化や自然災害の発生、将来的には自動運転社会の到来など、今までとは違う交通安全施設の開発ニーズの高まりと、新規ビジネスによる事業規模の拡大に伴い、増え続ける設計図面や設置写真、仕様書などのファイルを素早く的確に探し出す新しい仕組みとして、FileBlogを活用した全文検索システムを構築しました。

導入前の課題

Excel上の図面管理台帳が肥大化、
属性情報のファイル検索ソフトへのインポート作業が煩雑に

「視線誘導標や道路標識などの交通安全用品は、設置場所の気象状況・形状・想定速度などの道路状況に合わせて仕様が細かく変化します。当社の製品は、お客様である自治体や高速道路会社の要望に合わせて加工を施したオーダーメード仕様が、特に高い評価をいただいております」。総務部 グループ長の水田秀和氏がこう説明するように、吾妻製作所の交通安全用品は、カタログの標準製品のみならず、顧客のニーズをくみ取った特注対応に強みがあります。

一方、特注仕様に対応する過程においては、顧客の要望に合わせて素材や大きさのバリエーションが増えるため、図面ファイルの数が通常よりも多くなります。「各図面に関連する資料も比例して増えるため、1日に20ものファイルが新たに追加されることもあります」と話すのは設計開発部 部長の近藤恵治氏。「従来はファイルサーバーに保存した図面ファイルをWindowsエクスプローラでフォルダ管理する方法をとっていましたが、ファイル数が増えると検索に時間がかかり、目的のファイルが見つからない場合は最初から作図し直すという状況も出てきました」。そこで、増大する図面関連ファイルの管理を改善するために、図面ファイルに固有の管理番号を付与し、出図経緯や仕様、受注履歴といった属性情報をExcelに記録した図面管理台帳データベース（DB）とファイル検索ソフトウェアを併用した一元管理を始めます。

しかし、運用面でいくつかの課題が表面化してきます。特注案件の増加が続いて図面管理台帳DBのマスターデータが膨大になり、複数のワークシートに分けて管理した上でCSVに変換する必要が出てきたことで、ファイル検索ソフトウェアへのインポートにかなりの時間と手間がかかるようになりました。また、毎月数回のインポートと都度のDB更新は管理担当者が手作業で行っていたため、業務負担の増大も問題となっていました。こうしたタイミングで、利用していたファイル検索ソフトウェア（PRO-Search）の製品サポート終了がベンダーから発表され、社内的には太陽光発電システムを扱う自然エネルギー事業部のファイルもまとめて管理する必要が出てきたこともあり、これを好機として図面関連ファイル管理の見直しに着手します。

導入のポイント

既存の属性情報をそのまま活用、
フォルダ管理とフリーワード検索で慣れ親しんだ操作感も継続

こうした背景から、図面関連ファイルの新しい全文検索システムとして採用されたのがFileBlogです。今回のFileBlog導入をリードした設計開発部の森千里氏は、製品選択の理由について、次のように話しています。「長年かけて構築してきた図面管理台帳を引き継げること。プレビュー表示やフリーワードによる全文検索などの使用感が大きく変わらないこと。慣れ親しんだフォルダ構成を変更しないで情報共有が可能なこと。これらの要件を満たす製品がFileBlogでした」

図面管理の専用製品も検討されましたが、サーバーの移行が必要なことやファルダ管理ができなくなることに加え、特注対応の図面関連ファイルの管理でキーとなる属性を製品側で指定されたものに合わせる必要があることから、導入には至りませんでした。システムの自由度が低く、属性の登録作業などで管理負担が増し、同時にユーザーの操作性も大きく変更せざるを得ないので、メリットが少ないという判断でした。Windowsエクスプローラとファイル検索ソフトウェアで慣れた文書管理の枠組みで、フォルダ管理とフリーワード検索を継続し、既存の属性情報もそのまま活用できるシステムが求められていました。

森氏は、「その点、FileBlogはファイルサーバー全文検索・文書管理のパッケージシステムでありながら、属性付与の自由度が高く、特注対応でどうしても数が多くなってしまいがちな属性をもれなく移行することができました。また、当社が考える導入イメージを可能な限り実現するための様々な改善提案や懸念点に対する解決策の提示を通じて、最大限の協力をいただける鉄飛テクノロジーのサポート体制も選択の決め手となりました」と語っています。

導入効果

図面管理台帳もシステム化、運用管理の業務負担が大幅に改善

こうして新たに構築された図面関連ファイル検索システムは、吾妻製作所と、親会社である吾妻商会の全国11か所の営業拠点において、約70名のユーザーが利用しています。「たとえば、類似の案件や問い合わせが発生した際には、過去に好評だった提案図面や設置写真、その他の関連書類を自由に検索・閲覧・ダウンロードして有効活用できるようにすることで、営業及び設計効率が改善しています。従来のデスクトップソフトウェアからWebアプリケーションへの移行で使い勝手の面で心配な点もありましたが、FileBlogの操作性が予想以上に優れていて、ユーザーの受け入れもスムーズでした」（森氏）

また今回、Excelで作成していた図面管理台帳に変わる新たな図面管理DBシステムを、総務部 情報グループ長の吉田剛史氏を中心に自社で構築し、FileBlogとの統合運用を開始しました。従来はExcelのマスターデータを複数のワークシートに分割した上でCSV変換することで煩雑になっていたインポート作業が、新しいDBシステムの利便性とFileBlogの高いインポート性能により改善されました。具体的には、一晩かかっていた作業が1時間程度で済むようになり、運用管理の面でも大幅な業務効率化を実現しています。

今後はWebアプリケーションというFileBlogの特性を活かし、さらなる利便性の向上に取り組む予定です。