アーカイブの実行

本機能はオプション機能のため、使用するにはオプションライセンスが必要です。

機能について

ファイルをユーザーが変更・削除できないフォルダに移動してファイル保存する機能です。

バックアップ機能ではありません。ファイルが変更（改ざん）されたり削除されたりすることを防止することが目的です。

アーカイブの仕組み

アーカイブは、登録・アーカイブ・原本保存の3つのフォルダを1セットとして運用します。
タグ［保存区分］で選択される文書タイプに応じた条件でアーカイブ実行できるようになります。
登録用フォルダにあるファイルに対して［アーカイブ］を実行すると、ファイルのコピーがアーカイブ用フォルダに作成され、原本保存用フォルダに原本ファイル（登録用フォルダにあったファイル）が移動されます。
- ことのときアーカイブ用・原本保存用フォルダには、登録用フォルダと同じフォルダ階層が構成されて、ファイルは登録用フォルダと同じ階層・名称のフォルダに保存されます。
アーカイブ用・原本保存用フォルダにあるファイルは、アクセス権限に応じて閲覧・検索・ダウンロードができます。

PDFタイムスタンプ機能

PDFタイムスタンプ機能と連携している場合は、［アーカイブ］を実行するとタイムスタンプが付与されたPDFファイルがアーカイブ用フォルダにコピーされて、タイムスタンプ付与のない元の原本ファイルが原本保存用フォルダに移動します。

PDFタイムスタンプ機能の使用には更に別のオプションライセンスが必要です。

アーカイブを実行する

登録用フォルダにファイルを保存します。
タグ［保存区分］にて文書タイプを選択します。

ファイル操作の［アーカイブ］を実行します。
- このときアーカイブの実行条件によってはタグ情報の登録が必要です。
- 複数ファイルを選択して［アーカイブ］を一括実行できます。

アーカイブ用・原本保存用フォルダにファイルがそれぞれ保存されます。
- 登録用フォルダと同じフォルダ構成（階層・名称）でファイルが保存されます。

対応するフォルダ/ファイルを開く

アーカイブ・原本保存のフォルダ/ファイルは、ユーザーにアクセス権限があれば通常どおりにフォルダツリーをたどって開くことができます。

また操作メニューで各々対応するフォルダ/ファイルに遷移することもできます。

対応フォルダを開く

登録用フォルダで次のいずれかを実行します。
- フォルダツリーフォルダを右クリック
- ファイル一覧の空白を右クリック
- ファイル操作を選択
［アーカイブフォルダを開く］を選択すると操作メニューを実行したフォルダに対応するアーカイブ用フォルダに遷移します。
- ［原本バックアップフォルダを開く］の操作メニューも同様です。
アーカイブフォルダでの操作メニューでは［登録フォルダを開く］［原本バックアップフォルダを開く］を実行できます。
- 原本保存フォルダでの操作メニューでは［登録フォルダを開く］［アーカイブフォルダを開く］を実行できます。

対応ファイルを開く

アーカイブフォルダにあるファイルに対する操作メニュー［原本バックアップを開く］を実行すると、原本保存フォルダの対応するファイルが開きます。
原本保存フォルダにあるファイルに対する操作メニュー［アーカイブファイルを開く］を実行すると、アーカイブフォルダの対応するファイルが開きます。

誤ってアーカイブを実行してしまったとき

ユーザーはアーカイブ後のファイルを削除したり差し替えたりすることはできません。それに必要なアクセス権限を持っていないためです。

間違ったファイルや誤った情報のファイルをアーカイブ実行してしまったときは、次のいずれかの方法でアーカイブを再実行してください。

アーカイブ前の元ファイルは原本保存フォルダにあります。

ファイル名を変更して再実行する

電子帳簿保存法対応へのご使用では必ずこの方法を実施してください。

誤ったファイルはそのまま履歴として残します。（削除はしません）
原本保存フォルダから元ファイルを取得（コピー）します。
元ファイルのファイル名を変更します。
- 訂正対象ファイル： 20220401_○○商事_請求書.pdf
- 更新するファイル： 20220401_○○商事_請求書_訂正01.pdf
ファイル名変更した元ファイルをアーカイブ実行します。

アーカイブファイルを削除する

電子帳簿保存法対応へのご使用ではこの方法を実施しないでください。

元ファイルが必要な場合には原本保存フォルダから取得（コピー）します。
アクセス権限のある管理者にアーカイブフォルダと原本保存フォルダにある訂正対象ファイルを削除してもらいます。
正しいファイルを再びアーカイブ実行します。