鉄飛テクノロジーでは、ファイルサーバーの検索システムやお役立ちツールを開発・提供していることから、しばしば文書管理システムについてもご相談をいただくことがあります。FileBlogはどちらかというと「文書管理」よりも「文書共有」の側に属するシステムですが、お客様のお考えや実現したいことを聞いてみると、FileBlogをプラットフォームにして、弊社のこれまで培った技術を用いて「文書管理」を実現したいというご要望も少なくありません。
SharePointベースの文書管理システムのリプレイス（保険代理店）
SharePoint 2007に構築された文書管理システムを使用して、保険契約にかかる書類の管理を行い、顧客からの問合せ対応や契約更新などの業務に活用していました。Windows OSやハードウェアが古くなったことをきっかけに、ハードウェアの刷新とOS・SharePointのバージョンアップを行い、文書管理システムもそれに合わせることを検討していました。しかし、初期開発からしばらく経っていたため開発元の当時のメンバーは退職しており、使用中のシステムについて詳細を知っている者が全くいない状態となっていました。そのため、バージョンアップは断念せざるをえなくなり、全く別のシステムにリプレイスすることに方針転換しました。
せっかく別のシステムにするのであれば、今までより使いやすく、ITに詳しい者がいなくても、万一の時にも何とかなるようなシステムを構築することを目標に製品を調査したところ、ファイルサーバーをベースに文書管理ができるFileBlogも候補となりました。いくつかの製品を検討した結果、FileBlogが選択される決め手となったのは、以前と同様の文書管理ができるのはもちろんですが、デモ用アプリが直ぐに用意されて、それを試しながら検討できる点です。導入後は以前に比べシステムの操作性やファイルの検索・閲覧性が格段に向上し、効率的に業務ができるとユーザー部門からは好評です。また、ファイルはデータベースではなくファイルサーバーに保存されるため、万一のときもWindowsエクスプローラでフォルダをたどってファイルにアクセスできるので安心です。
FileBlogで実現する文書管理
FileBlogの主となる標準機能は次の3つです。
- ファイルサーバーのWebアクセス
- ファイルの全文検索
- ファイルのWebプレビュー
この3つだけだと文書共有はできますが、文書管理には向いていません。そこで、FileBlogにSQLデータベースシステムを組み合わせることで、高度な文書管理機能を実現しました。ファイルのアクセス性や検索性を得意とするファイルシステムと、関係性や属性・版管理などを得意とするDBシステムを組み合わせることで、使い勝手が良く、長く使用できる文書管理システムを構築することができます。専用のデモアプリを素早く提供できるため、机上論を省いて本番環境に近いシステムを試しながら検討することができます。
FileBlogで文書管理システムを構築する利点
FileBlogで文書管理システムを構築すると、いろいろな利点があります。
複数の文書管理アプリを併用できる
- 契約書管理、図面管理、製品情報管理など用途別に専用の文書管理アプリをFileBlog内で複数構築でき、簡単に切り替えて使用できます。
ファイルサーバーを活用できます
- DBシステムの1つのレコードに複数のファイル/フォルダを階層的に登録できます。ファイル登録の手間や不要な属性管理を省けます。
- DBシステムに登録されたファイルはファイルサーバーに保存されます。大容量ファイルも大量に登録でき、万一FileBlogが停止してもWindowsエクスプローラでファイルにアクセスできます。
- 検索が簡単です。DBシステムに登録した属性情報だけでなく、ファイルの全文検索もできるため、目的のファイル/レコードがすぐに見つかります。
- 閲覧が簡単です。ファイル内容を確認したい場合には、ファイルを開くことなくプレビューで全ページを閲覧できます。
FileBlogの基本機能を活用できる
- ファイルサーバーおよび文書管理アプリ内をシームレスに横断的に検索できます。
- スマートデバイスで使用できます。
- 拠点間共有やインターネット経由での利用もできます。
