文書管理

ポイント

SharePoint 2007でカスタム構築した文書管理システムがのハードウェア老朽化にともない、マシン更改が必要になったが、カスタマイズ開発当時のメンバーが退職しており、バージョンアップを断念せざるを得ませんでした。

ファイルサーバー＋FileBlogによる文書管理システムに移行することで、ローコストで、同等機能を持ち、安定して長期運用できるようになりました。

鉄飛テクノロジーでは、ファイルサーバーの検索システムやお役立ちツールを開発・提供していることから、しばしば文書管理システムについてもご相談をいただくことがあります。FileBlogはどちらかというと「文書管理」よりも「文書共有」の側に属するシステムですが、お客様のお考えや実現したいことを聞いてみると、FileBlogをプラットフォームにして、弊社のこれまで培った技術を用いて「文書管理」を実現したいというご要望も少なくありません。

動機 ― SharePointベースの文書管理システムの老朽化

SharePoint 2007に構築された文書管理システムを使用して、保険契約にかかる書類の管理を行い、顧客からの問合せ対応や契約更新などの業務に活用していました。Windows OSやハードウェアが古くなったことをきっかけに、ハードウェアの刷新とOS・SharePointのバージョンアップを行い、文書管理システムもそれに合わせることを検討していました。しかし、初期開発からしばらく経っていたため開発元の当時のメンバーは退職しており、使用中のシステムについて詳細を知っている者が全くいない状態となっていました。そのため、バージョンアップは断念せざるをえなくなり、全く別のシステムにリプレイスすることに方針転換しました。

対策 ― ファイルサーバー＋FileBlog で実現

せっかく別のシステムにするのであれば、今までより使いやすく、ITに詳しい者がいなくても、万一の時にも何とかなるようなシステムを構築することを目標に製品を調査したところ、ファイルサーバーをベースに文書管理ができるFileBlogも候補となりました。いくつかの製品を検討した結果、FileBlogが選択される決め手となったのは、以前と同様の文書管理ができるのはもちろんですが、デモ用アプリが直ぐに用意されて、それを試しながら検討できる点です。導入後は以前に比べシステムの操作性やファイルの検索・閲覧性が格段に向上し、効率的に業務ができるとユーザー部門からは好評です。また、ファイルはデータベースではなくファイルサーバーに保存されるため、万一のときもWindowsエクスプローラでフォルダをたどってファイルにアクセスできるので安心です。